SharePoint-Strategie – Interview mit Stephan und Patrick: „SharePoint ist mächtig, wenn man diese Regeln nicht bricht !“ (Teil 1)
SharePoint ist in aller Munde. Wer noch nicht davon gehört hat: Es handelt sich um eine Portal-Software der Firma Microsoft, welche Anwendungen und Datenquellen unter einer einheitlichen Weboberfläche zusammenführt.
SharePoint versus Lotus Notes
Viele Unternehmen haben mittlerweile eingehende Erfahrungen gemacht – nicht immer gute. Das zeigte sich auch eindrücklich an der Intranet Insider World Tour, die ich kürzlich besuchte. Es gab die Fraktion der SharePoint Enthusiasten, der Lotus Jünger und der „Ich programmier lieber alles selbst“ Bastler.
SharePoint hat schon ein paar Jahre auf dem Buckel, und ich erinnere mich gut an meine ersten Gehversuche und Stolpersteine. Wir machten damals bereits ein paar coole Anwendungen und Webportale, stiessen aber auch an die Grenzen. Das ist nun etwa 4-5 Jahre her.
SharePoint Workshop – für einmal müssen die Techies draussen bleiben
Am Intranet Event war ich erstaunt, mir nur zu gut bekannte Diskussionen zu hören. Meine Kollegen von itsystems und Infocentric Research haben einen Workshop über die Einsatz-Strategien von SharePoint initiiert, welcher für Klarheit sorgen soll. Patrick Püntener ist Mitglied der Geschäftsleitung und Mitgründer von itsystems, Stephan Schillerwein ist Head of Research bei Infocentric Research.
Patrick Püntener
Stephan Schillerwein
Grund genug, die beiden im zweiteiligen Interview auf den Zahn zu fühlen und auch auf den Workshop aufmerksam zu machen – wer als Entscheider im Unternehmen eine aussenstehende Meinung einholen möchte, wird dabei gut beraten.
Das Interview zu SharePoint
Der erste Teil des Interviews widmet sich dem Thema Technologie und Organisation, während der zweite Teil den Workshop und die kritischen Erfolgsfaktoren näher beleuchtet.
Reto Stuber (RS): Patrick, die meisten Technologie-Hypes sind nur von kurzer Dauer. Der Wirbel um SharePoint hält dagegen schon eine ganze Weile an und ist nicht nur positiv besetzt. Was steckt hinter diesem Produk, und in welchen Bereichen kommt es heute am meisten zum Einsatz? Wann sollte man aus Deiner Warte besser auf SharePoint verzichten?
Patrick Püntener (PP): SharePoint bietet Unternehmen die Chance, ihre Arbeitsplattform (File Server) und ihre Informationsplattform (Intranet) erstmals zu einem günstigen Preis auf die gleiche technologische Plattform zu stellen. Dies bringt enorme Einsparungen bei Schnittstellen und erlaubt eine ganzheitliche Verwaltung von unstrukturierten Informationen ohne Medienbrüche.
Aus Unternehmenssicht heisst dies, dass kollaborative und administrative Prozesse, die nicht im ERP oder in Fachanwendungen abgebildet werden können, mit SharePoint kontrollierbar und messbar werden. Nimmt man diese Punkte zusammen, erkennt man, dass mit SharePoint die Basis zur Umsetzung von ECM Strategien gelegt wird. Die meisten Unternehmen sind allerdings heute noch nicht so weit.
SharePoint wird momentan meist als Intranet und/oder Collaboration Plattform eingesetzt. Dies zeigt auch, dass in einem ersten Schritt unbedingt die Informationen von den älteren Technologien wie zum Beispiel File Servern überführt und richtig verwaltet werden müssen. Erst dann können die damit verbundenen Prozesse unterstützt werden. Auf SharePoint verzichten sollte man, wenn man als Unternehmen auch sonst keine klare Microsoft Strategie fährt. SharePoint entfaltet sein volles Potential vor allem dank der tiefen Integration in Microsoft Office und die Microsoft Plattform.
RS: Der Bereich Organisation und Governance muss demzufolge auch SharePoint-spezifisch adaptiert werden. Wie können Unternehmen hier aus anderen Bereichen und früheren Erfahrungen lernen, wo finden sich die „Best practices“ Ansätze?
Stephan Schillerwein (SS): In Bezug auf das „Drumherum“, also Dinge wie Strategie, Performance-Messung, Steuerung aber auch die Rollen und Aufgaben unterscheidet sich SharePoint nicht von anderen Instrumenten des Informationsmanagement. Und hier können wir auf einen reichen Erfahrungsschatz zurückgreifen. Und zwar insbesondere auch darauf, wie man es nicht macht. In dieser Hinsicht können die neuen SharePoint-Jünger viel von den Fehlern der alten Lotus Notes-Hasen lernen.
Lotus Notes ist in vielen Unternehmen seit Jahrzehnten im Einsatz, man findet jedoch nur ganz selten den Fall, dass es auch gut genutzt wird. Meist herrscht völliges Chaos: redundante Datenbanken, unauffindbare Informationen, keinerlei Transparenz, veraltete und verwaiste Informationswüsten. Und genau das gleiche wiederholt sich jetzt wieder in allen Unternehmen, die SharePoint einsetzen ohne sich die richtigen Gedanken zu den nötigen Rahmenbedingungen zu machen. Ein ganzheitlicher, strategischer Ansatz, der nicht primär durch IT-Interessen gesteuert wird, das würde ich als „Best Practice“ bezeichnen.
RS: Wir sind uns einig dass SharePoint nicht nur ein IT-Thema ist, denn erst die organisatorische Verankerung im Unternehmen macht erfolgreiche Projekte aus. Am Intranet Event hat ein Kollege das Beispiel gebracht, dass man in seinem Unternehmen ein SharePoint Seite online bestellen kann, aber dann 1 Woche auf deren Erstellung warten muss. Wenn man die IT-Abteilung fragt, welche Vorlage am besten für das Bedürfnis der Fachabteilung passt, kommt nur ein Schulterzucken retour. Was ist Dein Patentrezept um einen solchen „Dead lock“ zu vermeiden?
PP: Es ist sicher von grösster Bedeutung, dass die Wahl der eingesetzten SharePoint Werkzeuge der Unternehmenskultur entspricht. Man kann den Mitarbeitern im Unternehmen nicht einfach irgendwelche Tools hinwerfen, zu deren Nutzung sie gar nicht die Voraussetzungen erfüllen. Das gilt für die Anwender genauso wie für die IT-Abteilung.
In der Praxis bedeutet dies, dass die Anwender bestimmen müssen, welche Werkzeuge sie brauchen und die IT-Abteilung sie so bauen muss, dass die Anwender sie ohne weitere Unterstützung durch die IT benutzen können. Bezogen auf Dein Beispiel müsste dies zur Folge haben, dass die IT-Abteilung bei der Erstellung einer neuen Seite gar nicht mehr involviert ist. Dann wäre die Seite innert Minuten verfügbar und die Schulterzucker könnten sich entspannen.
Dies setzt aber voraus, dass man sich von Anfang an um die Information Govermance kümmert und diese in de Provisionierungsprozess integriert. Tut man dies nicht, entsteht aus solchen „Self-Service“ Angeboten sehr schnell der nächste Datenfriedhof.
Der zweite Teil des Interviews wird in Kürze publiziert.
Foto Credit: http://www.flickr.com/photos/jeffsand/ / CC BY 2.0